Assalamu'alaikum Wr wb.




A. PENDAHULUAN


Selamat datang kepada teman teman semua, pada kesempatan kali ini saya akan berbagi informasi kepada teman-teman semua, tentang suatu hal yang penting dalam mengkonsepsi suatu pekerjaan, dan pengalaman ini saya dapatkan ketika prakerin di blc telkom yang di bimbing oleh Mbah Suro Dhemit.


B. LATAR BELAKANG


Dengan adanya konsepsi manajemen proyek kita bisa membuat suatu perencanaan yang matang sehingga kita dapat meminimalisir suatu kesalahan.

C. MAKSUD DAN TUJUAN


Bisa memahami kosepsi management project khususnya di bidang IT.

D. PEMBAHASAN


KONSEPSI MANAGEMENT PROYECT

Prinsip Umum Management Proyek:
George R. Terry telah merumuskan fungsi-fungsi tersebut sebagai POAC :
Apa itu POAC?
POAC adalah singkatan dari :
Planning (Perencanaan)
Organizing (Pengorganisasian)
Actuating (Penggerakan)
Controlling (Pengendalian).

a. Planning (Perencanaan)


Planning adalah proses yang secara systematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan).

Pada proses planning perlu perlu diketahui hal-hal berikut :

Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia. Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit. Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran.

b. Organizing (Pengorganisasian)

Organizing (pengorganisasian) dimaksudkan sebagai peraturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pemimpin kelompok dalam organisasi.


Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :

  • menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
  • membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
  • mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.

Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional
yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :

  • koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),
  • koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan
  • koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando).

Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis :

  • Pelaksana Konstruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan Material
  • Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan EquipmentSuperintendant. Field Supervision Team, koordinasi antara Site Engineer dengan Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis.
C. Actuating (Penggerakan)

Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan
orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan
yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan
kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan;  mengarahkan; dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang
dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:
  • Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.
  • Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.
  • Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dandilaksanakan oleh pegawainya.
  • Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.

  • Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.
  • Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.
  • Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.
  • Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.
  • Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
  • Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.
D. Controlling (Pengendalian).

Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor.

Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.

Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.

Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas
seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:

  • Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan) Prosedur dan cara kerjanya Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.
  • Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.



E. KESIMPULAN


Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik,[1] dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah. Proyek selalu bersifat sementara atau temporer dan sangat kontras dengan bisnis pada umumnya (Operasi-Produksi)[2], dimana Operasi-Produksi mempunyai sifat perulangan (repetitif), dan aktifitasnya biasanya bersifat permanen atau mungkin semi permanen untuk menghasilkan produk atau layanan (jasa/servis). Pada prakteknya, tipe manajemen pada kedua sistem ini sering berbeda, dengan kemampuan teknis dan keputusan manajemen strategis yang spesifik.  

F. PENUTUP


Demikianlah yang bisa saya sampaikan dari hasil diskusi dengan mbah suro tentang management project. 

Wassalamu'alaikum Warohmatullahi Wabarokaatuh.